Aufgabenmanagement

Die einfachste und sicher auch effizienteste Art um sich und die zu bewältigenden Aufgaben zu managen ist das Führen einer To-Do-Liste. In der einfachsten Form beantwortet eine To-Do-Liste die drei Fragen „Wer? macht was? bis wann?“. In der komplexeren Form können diese Fragen durch weitere Elemente ergänzt werden. So z.B. „Wie?“, „Mit wem?“ oder „Mit welchem konkreten Ergebnis?“. Eine To-Do-Liste sollte immer das Ergebnis eines Meetings sein und zu Beginn eines Meetings sollte der aktuelle Status der To-Do-Liste besprochen werden, bevor neue Aufgaben hinzu genommen werden.

Eine generell empfehlenswerte Vorgehensweise beim Aufgabenmanagement und der Delegation von Aufgaben ist es, das Thema Hol-/Bringschuld festzulegen. Meine Erfahrungen gezeigt, dass gerade diese einfachen Regel oft nicht praktiziert wird und damit zu Problemen führt. Es ist daher empfehlenswert folgende Regel verbindlich festzuschreiben: Jeder Mitarbeiter, der eine Aufgabe zur Erledigung zugewiesen bekommen hat, hat die Verpflichtung, nach erfolgreichem Anschluss der Tätigkeit, Vollzug zu melden. Sollte bereits im Vorfeld erkennbar sein, dass aufgrund von Schwierigkeiten die Aufgabe nicht oder nur unvollständig erledigt werden kann, so ist unverzüglich dem Vorgesetzten (Führungskraft, Projektleiter usw.) Meldung zu machen, idealerweise verbunden mit dem Vorschlag, wie die Schwierigkeiten beseitigt werden können. Selbstverständlich legt der Vorgesetzte den Termin der Aufgabenerledigung dennoch auf Wiedervorlage, greift aber erst dann ein, wenn der Termin verstrichen ist.

Dennoch empfiehlt es sich für den Vorgesetzten dem Mitarbeiter auch während der Aufgabenerledigung, d.h. vor Ablauf der Frist, seine Unterstützung anzubieten. Schon allein deshalb um zu erfahren wie der aktuelle Stand der Aufgabenerledigung ist. Dies zeigt dem Mitarbeiter die Bedeutung seiner Aufgabe und die Hilfsbereitschaft seines Vorgesetzten.