Jahresgespräche mit Mitarbeitern führen

Eine Studie des Management Institute SECS zeigt auf, dass 84 Prozent der Befragten der Meinung sind, dass die Kommunikation dabei zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern generell „mangelhaft und dürftig“ ist. Desweiteren ergab eine Umfrage der Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft unter rund 400 deutschen Managern, dass gerade mal 16,5 Prozent der Befragten der Meinung sind, dass ihre Führungskraft gut zuhören kann. Nur zwölf Prozent sagen, ihre Führungskraft könne sehr gut Feedback geben. Laut dieser Studie gehören „Emotionen zu akzeptieren“ und „Kritikgespräche zu führen“ nicht zu den Stärken deutscher Chefs.

Generell sollte das Mitarbeiter Jahresgespräch mindestens einmal im Jahr stattfinden und eine Mischung aus Beurteilungs- und Zielvereinbarungsgespräch sein. Oft verkommt es allerdings zu einer reinen Pflichtübung, die auf die Schnelle abgehandelt wird und nicht berücksichtigt, dass das Jahresgespräch ein wichtiges Mittel der Führung und Motivation ist. Nicht selten kommt es zudem vor, dass Jahresgespräche sogar ganz ausfallen oder aber möglichst einfach und schnell abgearbeitet werden.

Die Dauer eines Jahresgespräches sollte mindestens eine Stunde betragen und bringt durch die Dauer und Qualität des Gesprächs auch die Wertschätzung der Führungskraft ggü. dem Mitarbeiter zum Ausdruck.

Das Jahresgespräch sollte üblicherweise unter vier Augen und nur in Extremfällen unter Beteiligung von Vertretern der Personalabteilung geführt werden. Empfehlenswert ist die Durchführung in einem geschlossenen, ruhigen Raum und in angenehmer, konstruktiver und vertrauensvoller Gesprächsatmosphäre. Das Jahresgespräch sollte nicht nur Kritik beinhalten, sondern auch ausreichend Anerkennung und Lob. Selbstverständlich ist das Jahresgespräch für beide Seiten vertraulich. Damit sowohl der Mitarbeiter als auch die Führungskraft sich entsprechend vorbereiten können, sollte der Termin mindestens zwei Wochen im Voraus terminiert werden. Beide Parteien sollten gut vorbereitet in das Gespräch gehen. Dem Mitarbeiter hilft es, wenn Sie ihm die letztjährige Vereinbarung noch einmal zukommen zu lassen, verbunden mit der Bitte sich über die nachfolgenden Inhalte Gedanken zu machen und seine Erwartungen, Wünsche und Ziele zu formulieren. Auf diese Weise kann der Vorgesetzte in Erfahrung bringen, wie er den Mitarbeiter gezielt fördern und damit auch entsprechend motivieren kann.

Ich empfehle erst den Mitarbeiter mit seinen Ausführungen beginnen zu lassen. Dies zeigt der Führungskraft was und wie der Mitarbeiter denkt, wie kritisch er ist und welche Punkte ihm besonders wichtig sind.

Die Struktur eines Jahresgesprächs sollte folgende Aspekte beinhalten:

• Kurze Erörterung durch die Führungskraft, dass das Ziel des Jahresgesprächs dazu dient sich gegenseitig Feedback zu geben und die Grundlage dafür ist gemeinsam Ziele zu erreichen und sich weiterzuentwickeln.
• Rückblick auf das vergangene Jahr insbesondere der Erfolge, besondere Ereignisse und Entwicklungen
• Aktueller Status mit den Inhalten Grad der Zielerreichung, Darstellung der aktuellen Stärken und Schwächen und möglicher Entwicklungspotenziale. Konstruktives Feedback und Austausch der gegenseitigen Ansichten und Einschätzungen.
• Vorschau auf das kommende Jahr mit den Themen Planung der Entwicklungsschritte des Mitarbeiters und verbindliche Festlegung klarer, leistungsgerechter Ziele (SMART) und deren Voraussetzungen.

Das Ergebnis des Jahresgesprächs ist immer ein Protokoll, dass, für beide verbindlich, die gemeinsam getroffenen Absprachen und Vereinbarungen festhält und von beiden Gesprächsteilnehmern zum Zeichen des Einverständnisses unterschrieben wird.

Empfehlenswert ist es auch, dass das Jahresgespräch nicht nur dazu verwendet wird, um die Personalakte des Mitarbeiters wieder auf den aktuellen Stand zu bringen, sondern dass auch die Führungskraft auch die Gelegenheit nutzt sich von dem Mitarbeiter Feedback zu ihrer beruflichen als auch sozialen Performance einzuholen.

Weiterhin empfehlenswert ist es auch, dass die Führungskraft sich nach einigen Wochen danach erkundigt, ob bereits erste Maßnahmen von dem Mitarbeiter eingeleitet, bzw. bereits umgesetzt wurden. Generell ist es zweckmäßig nicht nur einmal im Jahr ein Jahresgespräch zu führen, sondern kurze Quartalsgespräche zum Stand der Entwicklung zu führen. Dies zeigt dem Mitarbeiter die Ernsthaftigkeit und das Engagement der Führungskraft und erhöht dessen Motivation und Loyalität und hat das Potenzial, das Verhältnis zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter nachhaltig zu verbessern.